Tugas ADT 2008

SISTEM ADMINISTRASI PERPUSTAKAAN

KELAS B

ACHMAD FADHLIYANSYAH 510 6100 007

GRALA BAGUS AGDYAWAN 510 6100 093

HUSNUL HAKIM 510 6100 101

untuk download file full version sistem administrasi perpustakaan.doc

DEFINISI

Perpustakaan adalah sebuah tempat yang tentunya sudah tidak asing lagi bagi kalangan akademisi. Dari pelajar SD hingga mahasiswa S3 tentunya sudah mengenal perpustakaan. Perpustakaan adalah tempat dimana banyak buku dikelompokan ( indexing, cataloging ) dan dipinjamkan ( sharing ) kepada anggotanya.

Dewasa ini teknologi yang paling pesat perkembangannya adalah teknologi informasi. Teknologi ini telah mengubah paradigma kehidupan manusia menjadi lebih simple. Kita menjadi lebih pelik terhadap waktu, efesiensi dan keefektifitasan proses. 3 faktor ini menjadi penting bagi manusia modern sekarang ini.

Hal itu menuntut para pengelola perpustakaan sebagai salah satu penyedia informasi untuk terus menerus mengikuti perkembangan dan mengambil keputusan untuk meningkatkan, mengembangkan dan memperbaharui setiap informasi yang disajikan guna menunjang service yang baik bagi para customer.

Dalam proses administrative tradisional kadang kala perpustakaan mengalami kesulitan dalam melakukan katalogisasi koleksi ataupun tracking koleksi yang dipinjam, adanya jeda waktu tunggu ( waiting time ) yang lama bagi para customer perpustkaan. Pengembangan teknologi system informasi adalah jawaban yang tepat untuk meringkaskan dan memudahkan proses administrative pada perpustakaan.

Untuk meningkatkan service kepada customer, dibutuhkan suatu system administrative perpustakaan yang mengintegrasikan semua data koleksi buku dan data member secara utuh. System yang dibangun akan menyangkut pendayagunaan komputer dan pengembangan infra struktur berbasis komputer. Semua ini nantinya akan menghasilkan suatu system otomasi administrasi perpustakaan yang simple, efisien dan efektif

untuk melihat DESIGN ERD

No	Problem / Requirement	Hasil Analisis	Desain Analisis	Keterangan
1	Jika ada lebih dari satu customer yang meminjam buku, dibutuhkan waktu yang relative lama dalam proses administrasinya. Hal ini dikarenakan staff pengelola harus memasukan satu-persatu identitas yang akan dipinjam.	DFD 3.1	Data Store : D3 (Data Pemesanan) EPD : 3.1 Masukkan judul buku Pseudocode : IF user registered Cek buku Tandai buku yang akan dipesan ELSE Registrasi user ENDIF Input Design : – Halaman Member – Halaman admin pemesanan Input : Judul Buku Output : Data Buku	DFD level 3 hal 32 EPD 3.1 hal 45 Input design hal 50 & hal 53
2	Customer terkadang kesulitan dalam mengetahui dimana letak rak yang ditempati buku yang dikehendakinya.	DFD 2.3.1 DFD 2.3.2	Data Store : D4 (Data Buku) EPD : 2.3.1 Koneksi ke database 2.3.2 View lokasi buku Pseudocode : Koneksi IF user Request koneksi ENDIF Input : request koneksi Output : konfirmasi keterhubungan Searching Lokasi IF user Searching buku (masukkan keyword judul buku yang akan dicari) IF user registered Cek Lokasi (liaht lokasi buku) ELSE Register user ENDIF ENDIF Input Design : – Halaman Member Input : keyword judul buku Output : Info Lokasi	DFD level 3 hal 31 EPD 3.1 hal 44 Input design hal 51
3	Staff pengelola sering kali kesulitan dalam mendeteksi customer yang belum mengembalikan buku yang dipinjam.	DFD 4.1	Data Store : D2 (Data Peminjaman) EPD : 4.1 Cek tanggal harus kembali Output : Report List pelanggan yang terlambat mengembalikan buku (denda) {report per orang}	DFD level 3 hal 32 EPD 3.1 hal 42 Input design hal 50
4	Fitur searching harus user friendly khususnya bagi orang yang awam dengan komputerisasi system. Customer terkadang kesulitan dalam menentukan key word yang akan dimasukan. Apakah key word yang dimaksud system didasarkan pada judul buku, pengarang atau penerbit ?	DFD 2.1.1 DFD 2.1.2	Data Store : D4 (Data Buku) EPD : 2.1.1 Koneksi ke database 2.1.2 Cek daftar buku Pseudocode : Koneksi IF user Request koneksi ENDIF Input : request koneksi Output : konfirmasi keterhubungan Searching Judul IF user Searching buku (masukkan keyword judul buku yang akan dicari) ENDIF Input Design : – Halaman Member Input : keyword judul buku Output : Data Buku	DFD level 3 hal 31 EPD 3.1 hal 42 Input design hal 50
5	Sistem harus ringkas digunakan bagi orang awam. Semua fitur dapat diakses dengan mudah dengan mengedepankan keefektifan dan keefisiensian dalam proses			Dengan tercakup semua fasilitas pada satu halaman form maka sistem lebih efektif dan efisien
6	Staff pengelola kesulitan dalam menghitung besarnya denda yang dikenakan jika peminjam melakukan pelanggaran aturan peminjaman. Biasanya staff pengelola menghitung secara manual besarnya denda tersebut.	DFD 4.3	Data Store : D2 (Data Peminjaman) EPD : 4.3 Hitung denda Pseudocode : IF user registered IF terlambat Hitung denda Total = denda + total pembayaran List peminjaman Konfirmasi ELSE Total = total pembayaran List peminjaman Konfirmasi ELSE Registrasi user ENDIF Input Design : – Halaman admin pengembalian Input : status keterlambatan Output : Jumlah denda	DFD level 3 hal 32 EPD 3.1 hal 46 Input design hal 54
7	Keinginan customer untuk mengetahui koleksi terbaru dari perpustakaan. Hal ini terkadang tidak diakomodir oleh pihak perpustkaan. Koleksi baru dan lama digabung menjadi satu sehingga menyulitkan customer untuk membedakan koleksi baru dan lama		Input Design : – Halaman Login – Halaman Member	Input design hal 50 Dalam form user ada fasilitas untuk melihat koleksi buku baru
8	Adanya customer “nakal” yang melakukan registrasi lebih dari satu kali. Sytem perpustakaan tradisional ( tanpa komputerisasi ) sangat kesulitan dalam mendeteksi hal ini.	DFD 1.1	Data Store : D1 (Data Member) EPD : 1.1 Cek status keanggotaan Pseudocode : cek status keanggotaan IF user Cek no_indentitas IF tidak ada Pemberitahuan kalau belum jadi member ELSE Pemberitahuan kalau user sudah member ENDIF ENDIF Input Design : – Halaman admin registrasi Input : No Identitas Output : Konfirmasi sudah jadi anggota atau tidak	DFD level 3 hal 30 EPD 3.1 hal 42 Input design hal 51
9	Pengelola perpustakaan kesulitan dalam melakukan “tracking” buku. Jika dilakukan secara manual data “tracking” tidak terlalu akurat dan lebih tidak efisien.			Setiap buku yang dipinjam akan disimpan seluruh identitas peminjam baik yang sedang meminjam atau yang telah meminjam pada database
10	Member ingin mengetahui buku-buku apa saja yang menjadi favorite di perpustakaan. Namun sebagian besar perpustakaan tidak dapat mengakomodir keingginan customer tersebut.		Input Design : – Halaman Login – Halaman Member	Input design hal 50 Dalam form user ada fasilitas untuk melihat koleksi buku yang sering dipinjam
11	Proses registrasi secara manual banyak memakan waktu, sehingga waktu proses penregristrasian memakan banyak waktu. Dokumen keanggotaan yang dibuat secara manual juga riskan terhadap kehilangan.	DFD 1.2	Data Store : D1 (Data Member) EPD : 1.2 Isi data member Pseudocode : registrasi (isi data member) IF NOT registered register user (isi data diri) ENDIF Input Design : – Halaman admin registrasi Input : data member Output : no kartu anggota	DFD level 3 hal 30 EPD 3.1 hal 42 Input design hal 51
12	Dalam melakukan transaksi secara manual staff pengelola biasanya harus menghitung secara manual berapa biaya yang harus dibayar oleh customer.	DFD 3.2	Data Store : D2 (Data Peminjaman) EPD : 3.2 Memilih buku yang dipesan Pseudocode : IF user registered List pemesanan Jumlah yang harus dibayar Konfirmasi ELSE Registrasi user ENDIF Input Design : – Halaman admin peminjaman Input : data harga buku Output : Jumlah yang harus dibayar	DFD level 3 hal 32 EPD 3.1 hal 45 Input design hal 54
13	Ada kemungkinan customer yang ingin mengubah data pribadinya(alamat dan nomor telpon). Jika dilakukan secara manual(menggunakan dokumen manual) staff akan mengalami kesulitan dalam melakukan pengubahan data customer tersebut. Dikarenakan harus mencari data customer dan mengubahnya.	DFD 5.1 DFD 5.2	Data Store : D1 (Data Member) EPD : 5.1 Cek status keanggotaan 5.2 Masukkan data baru Pseudocode : cek status keanggotaan IF user Cek id_user IF tidak ada Pemberitahuan kalau belum jadi member ELSE Pemberitahuan kalau user sudah member ENDIF ENDIF Input : no Identitas Output : konfirmasi status keanggotaan isi data baru IF user resistered Input data ELSE register user ENDIF Input Design : – Halaman admin edit data member Input : data baru member Output : konfirmasi perubahan	DFD level 3 hal 33 EPD 3.1 hal 47 Input design hal 52
14	Data yang di-digitalisasi sangat riskan terkena virus ataupun hal-hal yang berkaitan dengan human eror.			System secara automatis melakukan back up pada database
15	Customer ingin mengetahui resensi dari buku yang dikehendaki. Hal ini tentunya sangat sulit jika dilakukan secara manual.		Input Design : – Halaman Login – Halaman Member	Input design hal 50 Setiap buku di sistem mempunyai resensi, resensi akan tampil saat user melihat data buku

REPORT DESIGN
– report peminjaman – report member – report jumlah buku keluar – report buku favorit – report buku hilang – report terlambat mengembalikan

BUSINESS PROCESS SYSTEM

Identifikasi Alternatif Sistem

– Daftar Alternatif Sistem

1. Menggunakan tool Open source

a. Perpustakaan hanya akan menggunakan aplikasi open office dalam menyimpan dan mengelola data perpustakaan.

Kompetitor : Telah banyak perpustakaan yang menggunakan sistem database yang telah sangat memudahkan bagi member perpustakaan maupun pihak perpustakaan.

b. Perpustakaan akan menggunakan sistem database berbasis desktop seperti .Net yang dikeluarkan oleh microsoft.

Kompetitor : Telah ada perpustakaan yang secara online dapat diketahui dan dipesan bukunya walaupun tidak langsung berada di perpustakaan.

c. Perpustakaan menggunakan sistem berbasis web namun tidak terhubung dengan jaringan yang luas, sebatas LAN di dalam perpustakaan itu sendiri.

d. Perpustakaan menggunakan sistem berbasis web yang terhubung dengan perpustakaan wilayah.

2. Menggunakan tools berlisensi

a. Perpustakaan hanya akan menggunakan aplikasi microsoft excel dalam menyimpan dan mengelola data perpustakaan.

Kompetitor : Telah banyak perpustakaan yang menggunakan sistem database yang telah sangat memudahkan bagi member perpustakaan maupun pihak perpustakaan.

b. Perpustakaan akan menggunakan sistem database berbasis desktop seperti java yang kini bias digunakan pada berbagai sistem operasi.

Kompetitor : Telah ada perpustakaan yang secara online dapat diketahui dan dipesan bukunya walaupun tidak langsung berada di perpustakaan.

c. Perpustakaan menggunakan sistem berbasis web namun tidak terhubung dengan jaringan yang luas, sebatas LAN di dalam perpustakaan itu sendiri.

d. Perpustakaan menggunakan sistem berbasis web yang terhubung dengan perpustakaan wilayah.

Menentukan pilihan/solusi sistem melalui analisis biaya dan manfaat

– Alternatif 1.a (menggunakan aplikasi microsoft excel dalam mengelola data)

Manfaat : Memudahkan pencarian apabila dibandingkan dengan perpustakaan yang belum terkomputerisasi.

Biaya : Biaya yang diperlukan hanya sebatas pembeliaan software microsoft office, dan termasuk di dalamnya pembiayaan bagi programmer makro pada excel (jika diperlukan)

– Alternatif 2.a (menggunakan aplikasi open office dalam mengelola data)

Manfaat : Memudahkan pencarian apabila dibandingkan dengan perpustakaan yang belum terkomputerisasi.

Biaya : Biaya yang diperlukan tidak ada atau free, karena aplikasi ini bias didonwload bebas di internet.

– Alternatif 1.b (Menggunakan sistem database berbasis desktop (dotNet)).

Manfaat : Dengan menggunakan sistem database, maka akan diperoleh keuntungan dalam penggunaan database yang mencakup kecepatan , efisiensi space (data tidak redundant), data akurat, lengkap, dan aman.

Biaya : database designer, programmer, biaya installasi tools dan software yang terkait di dalamnya.

– Alternatif 2.b (Menggunakan sistem database berbasis desktop (java)).

Manfaat : Dengan menggunakan sistem database, maka akan diperoleh keuntungan dalam penggunaan database yang mencakup kecepatan , efisiensi space (data tidak redundant), data akurat, lengkap, dan aman.

Biaya : database designer, programmer.

– Alternatif c (Menggunakan sistem berbasis web, namun belum terhubung dengan jaringan yang luas, hanya terbatas LAN di dalam perpustakaan itu sendiri).

Manfaat : Antar departemen dalam organisasi dapat terhubung dengan mudah, sehingga apabila terjadi perubahan atau masalah di salah satu bagian di perpustakaan, maka semua bagian lain yang terhubung dapat mengetahui.

Biaya : pemasangan LAN, dan setting koneksi jaringan LAN, hardware tambahan, tenaga ahli dan maintenance LAN.

– Alternatif d (Menggunakan sistem berbasis web yang terhubung dengan perpustakaan wilayah).

Manfaat : apabila buku yang dicari tidak terdapat di perpustakaan, maka akan ada rekomendasi tentang ketersediaan buku di perpustakaan wilayah yang lebih lengkap.

Biaya : pemasangan WAN, hardware tambahan, security (keamanan) jaringan, dll.

Lingkungan Sistem (asumsi) :

Perpustakaan berada di dalam kampus di mana penggunanya merupakan golongan mahasiswa dan dosen yang sebagian besar telah mengenal penggunaan teknologi terkini.

Seleksi Alternatif solusi :

1. Menggunakan sistem berbasis web, namun belum terhubung dengan jaringan yang luas, hanya terbatas LAN di dalam perpustakaan itu sendiri.

2. Menggunakan sistem berbasis web yang terhubung dengan perpustakaan wilayah.

Ternyata, setelah di diskusikan dengan client, disepakati bahwa solusi sistem adalah menggunakan sistem berbasis web yang terhubung dengan perpustakaan wilayah.

Referensi

PERPUSTAKAAN DIGITAL

Paradigma, Konsep dan Teknologi Informasi yang Digunakan

Imam Yuadi | Dosen Jurusan Ilmu Informasi dan Perpustakaan FISIP Unair

MANAJEMEN PERPUSTAKAAN DIGITAL

Sismanto, M.KPd.

Roadmap Perpustakaan Digital Iptek

Bambang Setiarso | Pusat Dokumentasi dan Informasi Ilmiah LIPI

Makalah Tugas Pelatihan Jardiknas Magelang

AUTOMASI PERPUSTAKAAN

Huda Saiful I.